Nordiska Asa-samfundets Policy för personuppgiftshantering.

Inledning och syfte

Syftet med denna policy är att säkerställa att Nordiska Asa-samfundet hanterar personuppgifter i enlighet med EUs dataskyddsförordning (General Data Protection Regulation – GDPR). Policyn omfattar alla behandlingar där personuppgifter hanteras och omfattar såväl strukturerad som ostrukturerad data.
Denna policy är förankrad hos alla involverade i samfundet.

Vilka vi är

Nordiska Asa-samfundet, ett registrerat och godkänt samfund.
Telefon:08-519 70 720
E-post: [email protected]
Postadress:
Nordiska Asa-samfundet
Box 147
612 24 Finspång.

Vår webbplatsadress är: https://asa-samfundet.se.

Tillämpning och revidering

Nordiska Asa-samfundet ansvarar för att behandlingen av personuppgifter följer denna policy. Policyn ska fastställas av Nordiska Asa-samfundet minst en gång per år och uppdateras vid behov.
Styrelsen är ansvarig för att hålla i processen kring årlig uppdatering av policyn till följd av nya och förändrade regelverk.
Denna policy är tillämplig för samfundets styrelseledamöter, ordförande, medarbetare samt uppdragstagare som berörs av vår verksamhet.

Organisation och ansvar

Styrelsen har det övergripande ansvaret för innehållet i denna policy samt att den implementeras och efterlevs av verksamheten. Styrelsen får delegera ansvaret och implementationen till lämplig person inom samfundet.
Alla medarbetare ansvarar för att de agerar i enlighet med denna policy och vad den vill säkerställa.

Begrepp och förkortningar

Personuppgift:

En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet.

Registrerad:

Den som en personuppgift avser, det vill säga den fysiska person som direkt eller indirekt kan identifieras genom personuppgifterna i ett register.

Personuppgiftsbehandling:

En åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter – oberoende av om de utförs automatiserat eller ej – såsom insamling, registrering, organisering och strukturering.

Personuppgiftsbehandling

Du kommer att ge oss information om dig själv på ett antal olika sätt, såsom när du blir medlem i samfundet, om du handlar i vår butik eller när du kontaktar oss.

Vilka personuppgifter vi samlar in och varför vi samlar in dem.

Samfundet samlar in medlemmarnas personuppgifter för att kunna fullgöra medlemskapet.
Det kan ske genom att en blivande medlem själv anmäler sig via Membit AB på webben och lägger in sina personuppgifter samt när du besöker vår webbsida, använder våra formulär, handlar i vår butik kan vi samla in följande information:

För-och efternamn – Rättslig grund: Krävs för att slutföra avtal
Personnummer – Rättslig grund: Krävs för att slutföra avtal / rättslig förpliktelse
Faktura-och leveransadress – Rättslig grund: Krävs för att slutföra avtal
Telefonnummer – Rättslig grund: Krävs för att slutföra avtal
E-postadress – Rättslig grund: Samtycke
Information om varor – detaljer angående de varor du har köpt.
Historisk information – dina köp, betalningshistorik.
Information om hur du interagerar med samfundet – hur du använder vår hemsida, inklusive svarstid för sidor, nedladdningsfel, såväl som leveransnotiser när vi kontaktar dig.
Enhetsinformation – t.ex. IP-adress, språkinställningar, webbläsarinställningar, tidszon, operativsystem, plattform och skärmupplösning.
Geografisk information – din geografiska placering.

Informationen du ger oss, såväl för medlemskap som för handel i vår nätbutik, är generellt sett nödvändig för att ingå ett avtalsförhållande med oss, medan den övriga informationen vi samlar in generellt sett är nödvändig för andra syften, såsom beskrivet nedan.

Rättsliga Grunder

Samfundet måste enligt GDPR kunna visa vilka uppgifter som sparas, förklara hur det sparas och enligt vilken del i GDPR som rättfärdigar det.

• För medlemskap:
En del i lagen handlar om ”Intresseavvägning” för att medlemskapet ska fungera måste personuppgifter om medlemmarna sparas. För att kunna skicka medlemsbrev, veta vilka som har förtroendeuppdrag, bjuda in till arrangemang och så vidare. Om personuppgifter inte sparas går inte det. Att vara medlem i Samfundet ska vara ett aktivt val. Medlemmen ska säga: ja, jag vill vara med i Nordiska Asa-samfundet vilket görs det via inbetalning för medlemskap.

• För webbutik:
Vid köp i butik uppstår ett avtalsförhållande där Samfundet behöver
spara information för att kunna administrera betalning, order och logistik. I den nya lagen återfinns detta under artikel 6.1b ”fullgöra ett avtal”. Fakturauppgifter behöver sparas i sju år enligt bokföringslagen. Detta innebär att uppgifter inte kan plockas bort förrän efter denna period. Här lutas mot artikel 6.1c i dataskyddsförordningen, det vill säga ”rättslig förpliktelse”.

Syfte med behandlingen

För att administrera ditt medlemskap och såsom kundförhållandet, t.ex. för att uppfylla våra eventuella skyldigheter gentemot dig och för att tillhandahålla dig med information, medlemskap i samfundet och produkter som du beställer från oss.

Medlemskap

När du blir medlem i Samfundet blir du det via Membit AB som har hand om avisering av medlemsavgifter, påminnelser, betalningsregistrering och medlemskort. Membit AB behandlar vissa av dina personuppgifter för att kunna fullgöra avtalet mellan dig som medlem och Samfundet.

De uppgifter som behandlas om dig är:
För-och efternamn
Personnummer
Postadress
Mobilnummer
Ort
Land
E-post adress

Är du involverad i arbetet med Samfundet behandlas följande uppgifter:
För-och efternamn
Personnummer
Postadress
Mobilnummer
Ort
Land
E-post adress

Uppgifterna raderas ur våra system om du går ur Samfundet men kan finnas arkiverade i enlighet med arkivlagen (1990:782).

Kund i butiken

När du köper från oss frågar vi dig om ditt namn, faktureringsadress, leveransadress, e-postadress, telefonnummer, kreditkorts- / betalningsuppgifter och valfri kontoinformation som användarnamn och lösenord. Vi använder denna information för ändamål, till exempel, till:

Skicka information om ditt konto och din beställning
Svara på dina önskemål, inklusive återbetalningar och klagomål
Processbetalningar och förhindra bedrägeri
Ställ in ditt konto för vår butik
Överensstämma med eventuella lagliga skyldigheter som vi har, såsom beräkning av skatter
Förbättra våra butikserbjudanden
Skicka dig marknadsföringsmeddelanden, om du väljer att ta emot dem
Om du skapar ett konto lagrar vi ditt namn, adress, e-postadress och telefonnummer, som används för att fylla i kassan för framtida beställningar.

Vi lagrar i allmänhet information om dig så länge vi behöver informationen för de syften vi samlar in och behöver, och vi är inte juridiskt skyldiga att fortsätta att behålla det. Vi lagrar till exempel orderinformation för 7 år för skatt och bokföring. Detta inkluderar ditt namn, e-postadress och fakturerings- och leveransadresser.

Vi kommer även att lagra kommentarer eller recensioner om du väljer att lämna dem.

Administratörer har tillgång till informationen du ger oss:

Orderinformation såsom vad som köptes, när det köptes och var det ska skickas, samt
Kundinformation såsom ditt namn, e-postadress samt fakturerings- och leveransinformation.

Administratörer har tillgång till denna information för att uppfylla beställningar, genomföra återbetalningar och tillhandahålla support.

Besöksstatistik, inklusive felsökning, dataanalys och för statistiska ändamål.

Vi använder oss av Google Analytics på vår webbsida.

För att kunna vidareutveckla och förbättra vår webbsida, för vi statistik över hur användarna använder sidan. Statistiken används uteslutande i uppsummerad form, t.ex. för att se vilka sidor och vilka webbläsare våra kunder använder mest.
Denna information ger en bättre insikt i besökarnas användning av hemsidan, och används till att förbättra de sidor som visar sig vara svåra att navigera i. Informationen används också för att optimera design och användarvänlighet.

Kommunicera med dig.

Samfundet kommer att använda din data för att kommunicera relevant information såsom nyhetsbrev och annan viktig information om och för samfundets medlemmar och kunder.

Kommentarer

När besökare lämnar kommentarer på webbplatsen samlar vi in de uppgifter som visas i kommentarsformuläret samt besökarens ip-adress och user agent-sträng som hjälp för detektering av skräpmeddelanden.

En anonymiserad sträng som skapats utifrån din e-postadress (även kallat hash-värde) kan komma att sändas till tjänsten Gravatar för att avgöra om du finns registrerad där. Integritetspolicyn för tjänsten Gravatar finns på https://automattic.com/privacy/. När din kommentar har godkänts kommer din profilbild att visas publikt tillsammans med din kommentar.

Bilder och Foton

Vi publicerar inga bilder på vår hemsida, i videoproduktioner eller facebook-sida utan ett samtycke och godkännande från de som går att identifiera på bilderna.

Om du laddar upp bilder till webbplatsen får du undvika att ladda upp bilder där EXIF-data inkluderar data från GPS-lokalisering. Besökare till webbplatsen kan ladda ned och ta fram alla positioneringsuppgifter från bilder på webbplatsen.

Vi använder oss av bildoptimering tillägget Smush som i sin tur skickar bilder till WPMU DEV-servrarna för att optimera dem för webben. Detta inkluderar överföring av EXIF-data. EXIF-data kommer antingen att avlägsnas eller returneras som det är. Det lagras inte på WPMU DEV-servrarna.

Kontaktformulär

Samfundet kommer att använda din data för att kommunicera relevant information såsom nyhetsbrev och annan viktig information om och för samfundets medlemmar och kunder.
Vid kontakt med oss via formulär här på hemsidan sparas för- och efternamn samt e-mailadress. Dessa uppgifter sparas i 6 mån efter avslutad konversation.

Cookie-filer

Om du lämnar en kommentar på vår webbplats kan du välja att spara ditt namn, din e-postadress och webbplatsadress i cookie-filer. Detta är för din bekvämlighet för att du inte ska behöva fylla i dessa uppgifter igen nästa gång du skriver en kommentar. Dessa cookie-filer gäller i ett år.

Om du har ett konto och loggar in på denna webbplats kommer vi att skapa en tillfällig cookie-fil för att kontrollera om din webbläsare accepterar cookie-filer. Denna cookie-fil innehåller ingen personligt identifierbar information och försvinner när du stänger din webbläsare.

När du loggar in kommer vi dessutom att skapa flera cookie-filer för att spara information om din inloggning och dina val för utformning av skärmlayouten. Cookie-filer för inloggning gäller i två dagar och cookie-filer för layoutval gäller i ett år. Om du kryssar i ”Kom ihåg mig” kommer din cookie att finnas kvar i två veckor. Om du loggar ut från ditt konto kommer cookie-filerna för inloggning att tas bort.

Om du redigerar eller publicerar en artikel kommer en extra cookie-fil att sparas i din webbläsare. Denna cookie-fil innehåller inga personuppgifter utan anger endast inläggs-ID för den artikel du just redigerade. Den gäller under 1 dygn.

Inbäddad innehåll från andra webbplatser

Artiklar på denna webbplats kan innehålla inbäddat innehåll (exempelvis videoklipp, bilder, artiklar o.s.v.). Inbäddat innehåll från andra webbplatser beter sig precis på samma sätt som om besökaren har besökt den andra webbplatsen.

Dessa webbplatser kan samla in uppgifter om dig, använda cookie-filer, bädda in ytterligare spårning från tredje part och övervaka din interaktion med sagda inbäddade innehåll, inklusive spårning av din interaktion med detta inbäddade innehåll om du har ett konto och är inloggad på webbplatsen i fråga.

Vi använder Google-tjänster för att skapa kartor och tillhandahålla autokomplettering när du letar efter händelser per plats, vilket kan samla in data via din webbläsare i enlighet med Googles sekretesspolicy.

Vi samlar och lagrar information som du skickar till oss när du bokar, för att reservera dina begärda utrymmen vid vårt evenemang och upprätthålla en förteckning över närvaro.

Vi samlar och lagrar information som du skickar till oss om händelser (och motsvarande platser) du vill publicera på vår webbplats.

Vi kan använda cookies för att tillfälligt lagra information om en pågående bokning samt eventuella fel / bekräftelsemeddelanden medan du skickar in eller hanterar dina händelser och platser.

Analys

Vi använder oss av Google Analytics på vår webbsida.

Vad gör vi med din information?

Personuppgifter som är knutna till medlemskap i samfundet (namn, personnummer, e-postadress, telefonnummer, etc.) tillhandahålls av samfundets medlem sekretariat som är ansvariga för medlemsregistret samt av tredje parten Membit AB som har hand om avisering av medlemsavgifter, påminnelser, betalningsregistrering och medlemskort.

När du använder vår butik skapar vi en kundprofil åt dig som är kopplad till butiken där din kontaktinformation sparas och finns för framtida bruk, du kan närsomhelst logga in och ändra dina uppgifter.
Samfundet behandlar personuppgifter för följande syften baserat på följande lagliga grunder.

Vilka vi delar dina data med

Vi kan komma att överföra till, eller dela din information med utvalda leverantörer eller underleverantörer för utförandet av våra kontraktuella åtaganden gentemot dig och för andra syften som framgår i den här Dataskyddspolicyn.
Vi vidtar alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att din data hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå vid överföring till eller delning med sådana utvalda tredje parter.

Medlemskap

Samfundet använder Membit AB som har hand om avisering av medlemsavgifter, påminnelser, betalningsregistrering och medlemskort.

De uppgifter som behandlas om dig är:
För-och efternamn
Personnummer
Postadress
Mobilnummer
Ort
Land
E-post adress

Övriga

Logistik- och transportföretag vilka levererar dina varor:
Postnord
DHL

De uppgifter som behandlas om dig är:
För-och efternamn
Postadress
Land
E-post adress
Eventuellt Telefonnummer

Betalningslösningar vid köp använder vi:
Vi accepterar betalningar via PayPal. När du behandlar betalningar skickas några av dina data till PayPal, inklusive information som krävs för att bearbeta eller stödja betalningen, till exempel inköpsbeloppet och faktureringsinformationen.
Vänligen se PayPals sekretesspolicy för mer information.

Vi accepterar betalningar via Swish. När du behandlar betalningar skickas några av dina data till Swish, inklusive information som krävs för att bearbeta eller stödja betalningen, till exempel inköpsbeloppet och faktureringsinformationen.
Vänligen se Swish sekretesspolicy för mer information.

Vad vi INTE kommer att göra med din data

Vi kommer inte att sälja dina personuppgifter till tredje part, inte heller dela dem med icke relevant tredje part.

Hur länge vi behåller era uppgifter

Som medlem i Samfundet sparar vi på din data så länge du är medlem.

Som kund i vår nätbutik sparar vi din data så länge det krävs enligt lagstadgade lagringstider. När vi sparar din data för andra syften än för våra kontraktuella åtaganden, t.ex. för att uppfylla krav på åtgärder som bokföring och regulatoriska kapitalkrav, sparar vi datan endast så länge som det är nödvändigt och/eller lagstadgat för respektive syfte.

Om du skriver en kommentar kommer kommentaren och dess metadata att sparas utan tidsgräns. Anledningen till detta är att vi behöver kunna hitta och godkänna uppföljningskommentarer automatiskt och inte lägga dem i kö för granskning.

För användare som registrerar sig på vår webbplats sparar vi även de personuppgifter som de anger i sin användarprofil. Alla användare kan se, redigera eller radera sina personuppgifter när som helst (med undantaget att de inte kan ändra sitt användarnamn). Även webbplatsens administratörer kan se och redigera denna information.

Mailkonversationer – Raderas efter avslutat ärende.

Var behandlar vi dina personuppgifter?

Vi strävar alltid efter att behandla din data inom EU/EES. Datan kan dock i vissa situationer komma att överföras till, och behandlas i, land utanför EU/EES av medarbetare inom Samfundet eller leverantör.
Då Samfundet är fast beslutet att alltid skydda din data, kommer Samfundet att vidta alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att din data hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå jämförbar med och i samma nivå som det skydd som erbjuds inom EU/EES.

Vilka uppgifter skickar vi till icke EU länder

Kommentarer från besökare kanske kontrolleras via en automatiserad tjänst för detektering av skräppost.

Dina rättigheter till tillgång, rättelse och radering

Om du har ett konto eller har skrivit några kommentarer på denna webbplats kan du begära en exportfil med de personuppgifter vi har om dig, inklusive alla uppgifter du har gett oss. Du kan också begära att vi tar bort alla personuppgifter vi har om dig. Detta omfattar inte eventuella uppgifter som vi är tvungna att spara av administrativa, legala eller säkerhetsändamål.

Rätt till rättelse

Du har rätt att korrigera felaktig eller icke-komplett information om dig själv.

Rätt att bli raderad (“rätten att bli bortglömd”)

Du har rätt att begära radering av dina personuppgifter för de fall att datan inte längre är nödvändig för det syfte den blev insamlad för. Det kan dock finnas legala skyldigheter för Samfundet som hindrar oss från att omedelbart radera delar av din data. Dessa skyldigheter kommer från bokförings- och skattelagstiftning, bank- och penningtvättslagstiftning, men också från konsumenträttslagstiftning. Vad vi då gör är att blockera den datan som vi är skyldiga att spara, från att kunna användas till andra syften än att uppfylla sådana legala skyldigheter.

Kontaktinformation

Vid frågor om behandling av dina personuppgifter kan du höra av dig till vår dataansvarige [email protected]

Cookies (Kakor)

Vad är cookies?

En cookie är en textfil som vid uppkoppling mot en webbplats sparas på och vid senare besök, hämtas från, besökarens dator eller datorliknande enheter t.ex. mobiltelefoner. Cookien sparas i anslutning till de filer som används av datorns webbläsare eller motsvarande program. Datoranvändaren kan enkelt ta del av, blockera och avlägsna lagrade cookies om så önskas.

Det är mycket vanligt att webbplatser använder cookies eftersom de ofta används till grundläggande funktioner.

Vi rekommenderar er att läsa https://policies.google.com/privacy/partners?hl=sv.

Första- och tredjepartscookies

Förstapartscookies sätts av den webbplats som direkt anropas av användaren när denne anger webbplatsens adress genom att skriva in text eller klicka på en länk.
Tredjepartscookies kommer ofta från annonser på den webbplats användaren har anropat. Annonserna i sin tur hämtas då från en extern webbplats. Tredjepartscookies sätts också av webbanalys- och trafikmätningsleverantörer som webbplatsen anlitar för att låta oberoende företag mäta och utvärdera besökarna. Mätningarna används för att kunna validera webbplatsens uppgifter till annonsörerna på antalet besökare, storleken på trafik, nådda målgrupper och kampanjutfall.

Så använder Nordiska Asa-samfundet cookies

Vi använder oss av s.k. cookies från första part och tredjepartscookies. Från första part cookies är det WordPress Cookies, som fungerar så att när någon kommenterar en artikel m.m. lagras det cookies på datorn. Detta är av en ren bekvämlighet för besökaren, så att besökaren slipper skriva in all sin information igen när de vill lämna en kommentar. Tre cookies är inställda för just kommentarer: comment_author, comment_author_email och comment_author_url. Just dessa cookies är inställda på att löpa ut lite under ett år från det att de är lagrade.

Denna webbplats använder Google Analytics, en webbanalystjänst som tillhandahålls av Google Inc. (”Google”). Google Analytics använder ”cookies”, textfiler som lagras på din dator, för att analysera hur användare använder webbplatsen. Informationen som genereras av sådan cookie genom er användning av webbsidan överförs vanligtvis till en server på Google i USA och lagras där. Vid aktivering av IP-anonymisering på denna webbplats, kommer IP-adressen trunkeras inom medlemsstaterna i Europeiska unionen eller andra parter i avtalet om Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Endast i undantagsfall är det kompletta IP-adress skickas till en Google-server i USA, där den förkortas. På uppdrag av operatören av denna webbplats, kommer Google att använda denna information för att utvärdera er användning av webbsidan, sammanställa rapporter av aktiviteter på webbsidan och tillhandahålla andra med hemsida och internetrelaterade tjänster till webbplatsen operatören. Den skickas av webbläsaren som en del av Google Analytics IP-adress är inte förknippat med annan data som Google innehar. Användning av cookies kan förhindras genom att välja vissa inställningar på din webbläsare; Vi påpekar dock att i det här fallet, i förekommande fall, alla funktioner på denna webbplats kan inte använda var som helst i sin helhet. De data som genereras av sådan cookie genom användning av webbsidan (inklusive IP-adress) via Google och behandlingen av dessa uppgifter av Google kan förhindras är genom att ladda ner och installera den finns på följande länk browser plugin https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl.

Därför använder vi cookies

Vi använder statistik i samlad/aggregerad form om användare/trafik och trafikleverantörer. Sådan statistik innehåller dock aldrig någon form av personlig information. Allt är anonymt. IP-adresser sparas inte i vår databas som lagrar beteende på webbplatsen, därför kan informationen om dig aldrig kopplas samman med din identitet. Din IP-adress sparas av säkerhetsskäl endast i de fall då du själv aktivt registrerar dig på webbplatsen, till exempel vid en köpsituation eller om du blir medlem i någon av våra tjänster. Mer om detta nedan i avsnitten “Inloggade besök och “Kommentarer och andra interaktionsformer i redaktionell miljö”.

Syften med cookies och mätverktyg.

Låta våra produkter känna igen återkommande användare för att kunna anpassa tjänsterna.
Beräkna och rapportera användarantal och trafik.
Underlätta för dig att röra dig på webbplatsen.
Utveckla och förbättra webbplatsen genom att förstå hur den används.

Vilka tillägg vi använder som använder sig av cookies och i vilket syfte.

WPML (WordPress Multilingual Plugin)
WPML använder cookies för att identifiera användarens aktuella språk, senast besökta språk och språk för senast inloggade användare.

WPML Translation Management
WPML översättningshantering kommer att skicka e-postadressen och namnet på varje ansvarig och tilldelad översättare samt själva innehållet till Advanced Translation Editor och till den översättningstjänst som används.

WooCommerce Multilingual
WooCommerce Multilingual använder cookies för att förstå korginfo när man använder språk på domäner och överför data mellan domänerna.

WooCommerce Multilingual kommer också att använda cookies för att identifiera språk och valuta för varje kunds order samt valutan i rapporterna som skapats av WooCommerce. WooCommerce Multilingual utökar dessa rapporter genom att lägga till valutas information.

Events Manager
Vi använder Google-tjänster för att skapa kartor och tillhandahålla autokomplettering när du letar efter händelser per plats, vilket kan hämta data via din webbläsare i enlighet med Googles sekretesspolicy .

Vi kan använda cookies för att tillfälligt lagra information om en pågående bokning samt eventuella fel- och bekräftelsemeddelanden som du skickar in.

Så förhindrar du att cookies lagras, notera dock att funktionaliteten på vår hemsida då kommer att begränsas.

1. Du kan radera cookies från din hårddisk när som helst, men detta gör att dina personliga inställningar försvinner.

2. Du kan också ändra inställningarna i din webbläsare så att den inte tillåter att cookies sparas på din hårddisk. Detta försämrar dock funktionaliteten på vissa webbsidor, kan förhindra tillgång till medlemssidor och göra att visst innehåll och vissa funktioner inte är tillgängliga. Följ länkarna nedan för instruktioner i hur du gör:

Chrome

Firefox

Microsoft Edge, Microsoft Explorer

Google

Kommentarer och andra interaktionsformer i redaktionell miljö.

Interaktion på innehåll som publicerats på sidor hos oss kan göra på olika sätt; kommentera, rösta i undersökning, gilla och andra interaktionsformer från sociala medier.
När du kommenterar hos oss regleras din integritet av Facebooks policy för sociala insticksprogram: https://www.facebook.com/help/340599879348142/